माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) Part - 2

ऑफिस असिस्टेंट

इसके माध्यम से ऑपरेटर को उसके द्वारा टिप प्राप्त होता रहता है। 

Home Tab

इसके अंतर्गत text एवं paragraph को सेट करने के विकल्प होते हैं। इनके अंतर्गत clipboard, font, paragraph एवं style सेट करने की सुविधाएँ दी गई हैं 

Page Layout

इसके अंतर्गत पेपर की साइज, पेज मार्जिन आदि सेट कर सकते हैं। का मार्जिन आदि सेट कर सकते है। 

Mailing section

इसके अंतर्गत Letters, Envelops तथा .labels होते हैं।  इनका प्रयोग करके डॉक्यूमेंट को एक से अधिक लोगों को एक साथ भेजा जा सकता है।

Review tab

इसके अंतर्गत डॉक्यूमेंट की स्पेलिंग व ग्रामर चेक कर सकते हैं।

Document प्रक्रिया

वर्ड को माइक्रोसॉफ्ट द्वारा डॉक्यूमेंट्स तथा रिपोर्ट्स बनाने के लिये तैयार किया है। जब हम वर्ड को खोलते हैं तो स्क्रीनशॉट में सबसे ऊपर की पट्टी इन्फॉर्मेशन बार (Information Bar) कहलाती है। 

इसमें डॉक्यूमेंट के विषय में जानकारी होती है। उसके नीचे की पट्टी को मेन्यू बार (Menu Bar) कहते हैं। मेन्यूबार के नीचे की दो पट्टियाँ टूलबार (Tool Bar) कहलाती है जिसमें विभिन्न आइकॉन्स (Icons) बने होते हैं।

टूल बारों का प्रयोग

एम.एस. वर्ड में कुल 16 प्रकार के टूल बार होते हैं किन्तु इनमें से 10 या 12 ही विन्डो पर दिखाई देते हैं, शेष अन्य को ऑपरेटर आवश्यकतानुसार ओपन कर उसका प्रयोग सुनिश्चित करता है।

नए दस्तावेज को बनाना (Creating New Document)

वर्ड में नया डॉक्यूमेंट निम्नलिखित में से किसी एक तरीके से बनाया जा सकता है: 

• (1) मेन्यू बार के फाइल मेन्यू पर क्लिक करें, स्क्रीन पर एक ड्राप-डाउन मेन्यू दिखायी देता है। इस मेन्यू में New पर अथवा स्टैण्डर्ड टूलबार में New बटन पर क्लिक किया जाता है और फिर खाली दस्तावेज बनाने के लिए Blank Document का चयन किया जाता है।
• (2) स्टैण्डर्ड टूलं बार में न्यू बटन को क्लिक करें, या 
• (3) की-बोर्ड (Keyboard) में कन्ट्रोल+N (Control + N) दबाँयें।

ऐसा करने पर MS-word की मुख्य विंडो की तरह एक खाली दस्तावेज मिलता है जिसमें प्रयोगकर्ता अपनी इच्छानुसार सामग्री का निर्माण कर सकता है।

MS Word में पुरानी फाइल खोलना (To open an old file)

वर्ड में पहले से ही बने किसी डॉक्यूमेंट निम्नलिखित में से किसी एक तरीके से खोला जा सकता है:

• (1) मेन्यू बार में फाइल मेन्यू में ओपन (Open) को क्लिक करें, या
• (2) स्टैण्डर्ड टूल बार में ओपन बटन को क्लिक करें, या 
• (3) की-बोर्ड में कन्ट्रोल+O (Control+0) दबाँयें। इसके बाद Open dialog box खुलता है जिसके बाद जिस फोल्डर में फाइल है उसका चयन किया जाता है और फिर प्राप्त फाइलों की सूची में से इच्छित फाइल का चयन कर Open विकल्प पर क्लिक किया जाता है। इस प्रकार नीचे दिये गये स्क्रीनशॉट वाला विंडो खुल जायेगा।

डॉक्यूमेन्ट को सुरक्षित (Save) करना

वर्ड में किसी डॉक्यूमेंट को निम्नलिखित में से किसी एक तरीके से सुरक्षित किया जा सकता है:

• (1) फाइल मेन्यू में सेव (Save) को क्लिक करें, या 
• (2) स्टैण्डर्ड टूल बार में सेव बटन को क्लिक करें, या
• (3) की-बोर्ड में कन्ट्रोल+S (Control+S) दबाँयें। 

इससे एक Save As बॉक्स स्क्रीन पर दिखाता है। इस बॉक्स में File name विकल्प के साथ कुछ हाईलाइटेड शब्द दिखायी देते हैं। इस बॉक्स में अपने डॉक्यूमेन्ट का नाम enter करना होता है।

Save as बॉक्स में Save in विकल्प के साथ बने बॉक्स में My Documents फोल्डर का नाम लिखा दिखाई देता है। डॉक्यूमेन्ट स्टोर करने के लिए स्थान या ड्राइव निश्चित कर लिया जाता है तथा फिर Save in बॉक्स पर मौजूद डाउन ऐरो बटन पर माउस प्वांइटर को लाया जाता है। फिर बाएं माउस बटन पर क्लिक किया जाता है जिससे पुल डाउन मेन्यू दिखायी देगा। इस मेन्यू में दिखायी देने वाले विकल्पों में से माउस प्वाइंटर को स्थान या ड्राइव पर ला कर क्लिक किया जाता है। अब Save in विकल्प के नीचे बड़े बॉक्स सक्रिय फोल्डर के कन्टेन्टस (यहाँ जिस स्थान या ड्राइव का चयन किया गया है उसके कन्टेन्टस दिखायी देंगे) दिखाई देते हैं।

माउस प्वाइंटर Save बटन पर लाकर क्लिक करने से डॉक्यूमेन्ट सेव हो जाता है।

डाक्यूमेंट को नया नाम देना

किसी डॉक्यूमेंट को नया नाम देने के लिये फाइल/ओपन का प्रयोग करें। जिस डॉक्यूमेंट का नाम बदलना है उसे चयनित (select) करके उस पर दाहिनी क्लिक (right click) करें और नये खुलने वाले शार्टकट मेन्यू में रीनेम (Rename) का चयन करके वहाँ पर डॉक्यूमेंट का नया नाम लिख दें। 

फाइल को प्रिन्ट करना

MS Word में डॉक्यूमेन्ट को चार तरह से प्रिन्ट किया जा सकता है|

• (i) All-डॉक्यूमेन्ट का प्रत्येक पृष्ठ का प्रिन्ट इस विकल्प के द्वारा किया जाता है। 
• (ii) Pages -कुछ चुने हुए पृष्ठ इस विकल्प से प्रिन्ट किये जाते हैं। 
• (iii) Current Page -इस विकल्प द्वारा स्क्रीन पर खुला हुआ पृष्ठ प्रिन्ट होता है। 
• (iv) Selection -यह विकल्प चुने हुए टेक्स्ट को प्रिन्ट करता है।

MS Word विंडो का आकार घटाना व बढ़ाना

ऐसा करने के लिए माउस प्वाइंटर को Title Bar के दाएँ किनारे स्थित (Minimize) बटन (-) पर क्लिक किया जाता है इससे MS Window एक Task bar के रूप में बदल जाता है। Minimize किए हुए विंडो को बड़ा करने के लिए माउस प्वाइंटर को Taskbar पर मौजुद MS Word बटन पर ले जाकर क्लिक किया जाता है।

एक साथ कई डॉक्यूमेंट पर काम करना

यदि आप एक से अधिक डॉक्यूमेंट पर टाइप करना या उन्हें संपादित (edit) करना चाहें तो वर्ड में उन्हें एक साथ ही खोला जा सकता है। यद्यपि हमें केवल एक ही डॉक्यूमेंट खुला हुआ दिखाई देता है और शेष खुले हुये डॉक्यूमेंट छुपे रहते हैं। विंडो मेन्यू में सभी खुले हुये डॉक्यूमेंट की लिस्ट बनी रहती है और वर्तमान में खुले हुये डॉक्यूमेंट के नाम के पास टिक का निशान लगा रहता है। दूसरे डॉक्यूमेंट में जाने के लिये उस लिस्ट में वांछित नाम को क्लिक करें।

फाइल को दूसरी जगह ले जाना (Move a File)

• (i) Menu bar में File पर क्लिक किया जाता है जिससे प्राप्त पुल डाउन मेन्यू में Open का चयन कर उस पर क्लिक किया जाता है। जिस File को Move करना है उस पर Right Click कर फिर कट (Cut) पर क्लिक किया जाता है। 
• (ii) जिस फोल्डर में फाइल को Move करना है उस पर Right Click कर फिर Paste विकल्प पर क्लिक किया जाता है। ऐसा करने पर फाइल एक फोल्डर से दूसरे फोल्डर में चली जाती है।

फाइल को कॉपी करना (Copy a file)

Menu bar में file मेन्यू पर क्लिक किया जाता है जिससे प्राप्त पुल डाउन open विकल्प पर क्लिक किया जाता है फिर जिस File को कॉपी करना है उस पर Right Click करते हैं तथा प्राप्त मेन्यू से Copy विकल्प का चयन कर उस पर क्लिक किया जाता है। अब जिस फोल्डर में कॉपी किए हुए फाइल को रखना है उसका चयन कर उस पर दायां क्लिक करते हैं तथा इससे प्राप्त Paste विकल्प पर क्लिक किया जाता है, इससे कॉपी के लिए चयनित फाइल की कॉपी हो जाती है। 

फाइल का नया नाम देना (Rename a File)

(i) Menu bar में File विकल्प पर क्लिक किया जाता है और प्राप्त पूल डाउन मेन्यू के Open पर क्लिक किया जाता है। 

(ii) जिस फाइल को Rename करना है उस पर Right Click कर Rename विकल्प पर Click किया जाता है तथा फिर नया नाम लिखकर Enter विकल्प दबा कर फिर उसे सेव कर लिया जाता है। 

डाक्यूमेंट बंद करना

किसी डाक्यूमेंट को बंद करने के लिये फाइल मेन्यू में क्लोज (Close) को क्लिक करें।

टेक्स्ट ऑपरेशन

MS Word में किसी डॉक्यूमेन्ट के किसी भी टेक्स्ट ऑपरेशन को करने के लिए edit मेन्यू का उपयोग करते हैं और एडिटिंग में उपयोगकर्ता स्क्रीन तथा प्रिन्टेड फार्म दोनों में पेज पर दिखने वाले टेक्स्ट में परिवर्तन कर सकता है

(A) Text की formatting करना

1. Underline करना- 

टेक्स्ट को अंडरलाइन करने के लिए उस टेक्स्ट को सलेक्ट कर ctrl+U दबाते हैं। 

2. Bold करना- 

टेक्स्ट को बोल्ड करने के लिए उस टेक्स्ट को सलेक्ट कर ctrl+B दबाते हैं। 

3. Italic करना- 

टेक्स्ट को इटालिक करने के लिए उस टेक्स्ट को सलेक्ट कर ctrl+I दबाते हैं। 

4. Center करना- 

टेक्स्ट को पेज के सेंटर में करने के लिए उस टेक्स्ट को सलेक्ट कर ctrl+E दबाते हैं। इसी प्रकार टेक्स्ट को राइट, लेफ्ट व जस्टीफाई करने के लिए क्रमशः ctrl+R, ctrl+L, ctrl+J बटनों का उपयोग करते हैं।

5. Font Size बदलना- 

टेक्स्ट की फोंट साइज बदलने के लिए उस टेक्स्ट को सलेक्ट कर दी हुई साइजों में से एक साइज चुनते हैं।

6.शैली (Style): 

इसके द्वारा चुने गये टेक्सट में बदलाव कर सकते हैं।

7. टेक्स्ट को ढूँढ़ना (To find text)- 

Edit मेन्यू से Find पर क्लिक किया जाता है और फिर Find What बॉक्स में जिसे ढूँढना होता है उस Text को लिखा जाता है तथा Find Next पर क्लिक किया जाता है।

8. टेक्स्ट को हटाना (To Replace Text)- 

Edit मेन्यू से Replace पर क्लिक किया जाता है जिससे Find and Replace का डायलॉग बॉक्स खुलता है इसमें Find What और Replace With के दो बॉक्स होते हैं।

9.टेक्स्ट की अवस्था में परिवर्तन करना (Change Case in the Text State)- 

किसी भी टेक्स्ट के Case को Capital letter (Upper Case), Small letter (Lower Case) या टाइटल के Case में परिवर्तित किया जा सकता है।

परिवर्तन किए जाने वाले टेक्स्ट को सर्वप्रथम चयनित किया जाता है और मेन्यू बार के Format पर क्लिक किया राय पब्लिवे जाता है। फिर Change Case विकल्प पर क्लिक कर इनमें से किसी एक विकल्प का चयन कर टेक्स्ट में परिवर्तन किया जा सकता है।

(i) Sentence Case - 

वाक्य के प्रथम अक्षर को बड़ा करने के लिए प्रयोग किया जा सकता है।

(ii) Upper Case- 

सभी अक्षरों को Capital Letters में । परिवर्तित किया जा सकता है

(iii) Capital Each Word Case / Title Case

वाक्य के प्रथम अक्षर या टेक्स्ट के Title को Capital Letter में परिवर्तित किया जा सकता है।

(iv) Toggle Case - 

यह Capital letter को Small Letter तथा Small Letter को Capital letter में परिवर्तित कर सकता है। 

(v) Lower Case - 

सभी अक्षरों को Small Letter में परिवर्तित किया जा सकता है।

10. अन्डू तथा रिडू (Undo & Redo)- 

यदि किसी किए हुए कार्य को रद्द करना है अर्थात् अपने द्वारा किसी किए हुए कार्य के पूर्ववत् स्थिति में आना है तो Edit menu में undo का आदेश या Standard toolbar में उपस्थित Undo विकल्प पर क्लिक किया जाता है।

अगर रद्द किए गये कार्य को फिर से वापस स्थापित करना हो तो Edit मेन्यू में Redo आदेश दिया जाता है। स्टैण्डर्ड टूलबार में Redo विकल्प पर क्लिक कर भी ऐसा किया जा सकता है। 

11. दस्तावेज देखना (Document View)- 

MS Word में 5 तरह से दस्तावेज को देखा जा सकता है।

• (i) सामान्य दृश्य (Normal View)- यह अक्सर प्रयोग में आने वाला दृश्य है तथा यह Formatting को प्रदर्शित करता है। 
• (ii) वेब लेआउट दृश्य- इसमें दस्तावेज ब्राउजर जैसे इंटरनेट एक्सप्लोरर में खुले वेबपेज की तरह दिखता है। 
• (iii) प्रिन्ट ले आउट दृश्य- इसमें दस्तावेज प्रिन्ट होने के बाद पेज की तरह दिखता है। इसे पेज ले आउट भी कहते हैं। 
• (iv) आउटलाइन दृश्य- इसमें टेक्स्ट आउटलाइन की तरह दिखता है। बनाता है।
• (v) रीडिंग ले आउट दृश्य- यह दस्तावेज को अधिक सुगमता से पढ़ने में सक्षम